Setelah menyelesaikan proses training awareness ISO, perusahaan perlu memahami prosedur penyusunan dokumen ISO. Ini merupakan langkah wajib yang tidak bisa dilewatkan dalam proses sertifikasi.
Bagi organisasi atau badan usaha yang belum pernah mengurus ISO, mungkin masih cukup asing dengan istilah ini.
Oleh karena itu, di sini kami akan bantu jelaskan secara lengkap definisi, tujuan serta tahapan dari proses penyusunan dokumen tersebut untuk memastikan nantinya Anda dan tim tidak mengalami kendala saat melanjutkan ke tahap berikutnya.
Apa Itu Penyusunan Dokumen ISO?
Secara sederhana penyusunan Dokumen ISO adalah proses pembuatan dan pengelolaan berbagai jenis dokumen yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan standar ISO (International Organization for Standardization).
Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai pedoman dan bukti bahwa sebuah organisasi telah menerapkan sistem manajemen yang sesuai dengan standar ISO yang dipilih.
Sebagai contoh seperti ISO 9001 (manajemen mutu), ISO 14001 (manajemen lingkungan), atau ISO 45001 (manajemen keselamatan dan kesehatan kerja).
Tujuan
Ini merupakan proses yang penting, karena penyusunan dokumen bisa mendorong perusahaan untuk mencapai berbagai tujuan. Pertama, bukti penerapan. Dokumen-dokumen ini menjadi bukti fisik bahwa organisasi telah menerapkan sistem manajemen yang sesuai dengan standar ISO.
Selain itu, penyusunan dokumen juga bertujuan sebagai pedoman kerja. Mengapa bisa demikian? Dokumen ini berfungsi sebagai panduan bagi karyawan dalam melaksanakan tugas-tugas mereka.
Kemudian, ini juga bisa mendorong kontinuitas bisnis. Dokumen tersebut dapat memastikan bahwa proses bisnis berjalan secara konsisten dan terdokumentasi dengan baik. Terakhir, perbaikan berkelanjutan. Data yang ada dapat menjadi dasar untuk melakukan evaluasi dan perbaikan terus-menerus.
5 Jenis Dokumen ISO dan Pengertiannya, Wajib Dipahami
Selain itu, tidak banyak yang mengetahui bahwa dokumen ISO dapat dikategorikan menjadi beberapa jenis, antara lain:
Kebijakan: Dokumen yang menyatakan komitmen manajemen terhadap sistem manajemen yang diterapkan. Contoh: Kebijakan Mutu, Kebijakan Lingkungan.
Prosedur: Dokumen yang menjelaskan langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melaksanakan suatu aktivitas. Contoh: Prosedur Pengendalian Dokumen, Prosedur Pelaporan Insiden.
Instruksi Kerja: Dokumen yang memberikan petunjuk lebih detail tentang cara melaksanakan suatu tugas.
Formulir: Dokumen yang digunakan untuk mengumpulkan data atau informasi. Contoh: Formulir Inspeksi, Formulir Pelaporan Non-Konformitas.
Rekaman: Dokumen yang berisi bukti bahwa suatu aktivitas telah dilakukan. Contoh: Rekaman Pelatihan, Rekaman Audit Internal.
Contoh Dokumen ISO 9001
Seperti apa dokumen yang termasuk dalam bagian ISO? Berikut ini kami berikan contohnya khusus untuk ISO 9001 atau manajemen mutu dan kualitas:
- Ruang lingkup sistem management mutu berdasarkan klausul 4.3
- Kebijakan mutu berdasarkan klausul 5.2.2
- Sasaran mutu dan bagaimana hasil yang ingin dicapai berdasarkan klausul 6.2
- Kriteria evaluasi dan pemilihan pemasok berdasarkan klausul 8.4.1
Namun, perlu diingat bahwa, contoh dokumen di atas belum semuanya. Pada implementasi aslinya, jumlah dokumen dan poin penjelasan tersebut lebih banyak.
Baca juga: Catat, Ini 10 Klausul ISO 9001:2015 yang Wajib Dipahami
Bagaimana Proses Penyusunan Dokumen ISO?
Meskipun terdengar mudah, penyusunan dokumen bukanlah sesuatu yang bisa dianggap sepele. Keliru dalam memahami prosedurnya bisa membuat masalah yang cukup merepotkan.
Teknis penyusunan dokumen ISO bisa berbeda-beda, di sini kami jelaskan secara umum tahapan-tahapan yang nantinya akan Anda lalui:
- Analisis Kebutuhan: Identifikasi dokumen apa saja yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan standar ISO yang dipilih.
- Penyusunan Template: Buat template dokumen yang sesuai dengan struktur dan format yang ditetapkan oleh standar ISO.
- Penyusunan Isi: Isi dokumen dengan informasi yang relevan dan akurat.
- Review dan Persetujuan: Lakukan review dan persetujuan terhadap dokumen yang telah disusun.
- Implementasi: Sebarkan dokumen kepada seluruh karyawan dan pastikan mereka memahami dan mematuhinya.
- Pemeliharaan: Lakukan pemutakhiran dokumen secara berkala untuk memastikan relevansi dan akurasi.
Sebagai catatan tambahan, saat membuat dokumen ISO gunakanlah bahasa yang mudah dipahami dan hindari istilah rumit.
Selain itu, susun dokumen secara logis dan sistematis. Lalu, untuk memastikan dokumen bisa dibuka kapanpun Anda membutuhkannya, simpanlah data-data tersebut di tempat yang mudah diakses.
Terakhir, pastikan dokumen selalu diperbarui sesuai dengan perubahan yang terjadi.
Siap untuk Menyusun Dokumen? Konsultasikan dengan Ahlinya
Penyusunan dokumen ISO bukanlah sesuatu yang mudah. Perusahaan atau organisasi bisa melakukannya dengan lebih mudah apabila memiliki konsultan yang bisa dipercaya.
Oleh karena itu, PT Smart Sertifikasi Indonesia siap membantu Anda untuk menyelesaikan semua tahapan sertifikasi ISO termasuk penyusunan dokumen dan sosialisasinya.
Selain itu, kami telah berpengalaman cukup lama di bidangnya, telah membantu lebih dari 50 perusahaan untuk menyelesaikan setiap rangkaian tahap sertifikasi ISO di berbagai sektor usaha.
Lakukan konsultasi dan jadwalkan waktu untuk kunjungan bersama konsultan ISO yang kompeten. Mereka akan membantu dokumen ISO perusahaan Anda menjadi lebih terstruktur, devaluasi berkala untuk memenuhi syarat keperluan sertifikasi.