Dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berdasarkan ISO 37001, keberadaan dokumen SMAP menjadi salah satu fondasi utama. Tanpa dokumen yang lengkap, terstruktur, dan selaras dengan standar, sistem ini akan sulit dijalankan secara efektif.
Di sinilah pentingnya memahami jenis dokumen yang harus disiapkan sebagai bagian dari penyelenggaraan SMAP.
Smart Sertifikasi memahami bahwa banyak organisasi masih kebingungan dalam memilah mana dokumen yang bersifat perencanaan dan mana yang menjadi bukti pelaksanaan. Oleh karena itu, mari kita coba uraikan dua kelompok utama dokumen ini secara lengkap.
2 Bagian Utama Dokumen Penyelenggaraan SMAP
Dalam praktiknya, dokumen SMAP terbagi menjadi dua bagian besar. Dokumen perencanaan dan dokumen rekaman pelaksanaan.
Perencanaan berisi pedoman, kebijakan, hingga metode kerja, sementara dokumen rekaman memuat hasil nyata dari implementasi di lapangan. Keduanya saling melengkapi dan tidak bisa dipisahkan. Berikut penjelasan rinci per bagian:
1. Dokumen Perencanaan SMAP
Bagian ini mencakup dokumen yang digunakan untuk merancang, menyusun, dan menetapkan kerangka kerja SMAP. Tujuannya adalah memastikan organisasi memiliki arah dan struktur yang jelas dalam menerapkan sistem anti penyuapan.
Beberapa jenis dokumen yang termasuk di dalamnya:
- Kebijakan Anti Penyuapan (Klausul 5.2)
Termuat dalam Pedoman Anti Penyuapan yang dilampiri kebijakan resmi dari organisasi. - Identifikasi dan Penilaian Risiko Penyuapan (Klausul 4.5)
Meliputi prosedur serta formulir untuk analisis risiko dan pemetaan potensi penyuapan. - Konteks Organisasi (Klausul 4.1)
Pedoman yang menyertakan lampiran memuat identifikasi isu internal dan eksternal yang relevan. - Sasaran Anti Penyuapan dan Rencana Pencapaiannya (Klausul 6.2)
Termasuk dalam lampiran sasaran yang realistis dan terukur. - Sumber Daya dan Struktur Organisasi (Klausul 7.1)
Dilengkapi dengan dokumen struktur organisasi serta rincian tanggung jawab setiap peran. - Kompetensi dan Pelatihan (Klausul 7.2)
Berupa prosedur pengelolaan pelatihan untuk memastikan personel memahami peran mereka. - Komunikasi dan Dokumentasi (Klausul 7.4 & 7.5)
Mencakup pedoman komunikasi dan prosedur pengendalian informasi terdokumentasi. - Pengendalian Operasional dan Kesiagaan Darurat (Klausul 8.1 & 8.8)
Termasuk formulir uji kelayakan dan penanganan kondisi darurat terhadap kelemahan pengendalian. - Pemantauan dan Evaluasi (Klausul 9.1)
Prosedur pemantauan dan pengukuran terhadap efektivitas sistem. - Audit Internal dan Tinjauan Manajemen (Klausul 9.2, 9.3, 9.4)
Tersusun dalam bentuk prosedur audit dan formulir evaluasi fungsi kepatuhan.
2. Dokumen Rekaman Pelaksanaan SMAP
Setelah menetapkan perencanaan, organisasi wajib menunjukkan bukti nyata pelaksanaan SMAP. Di sinilah dokumen rekaman berperan sebagai bukti bahwa sistem berjalan sesuai kebijakan.
Beberapa bentuk dokumen rekaman antara lain:
- Kepemimpinan dan Komitmen (Klausul 5.1)
Terdiri dari salinan kebijakan, sasaran, dan bukti komunikasi ke seluruh bagian organisasi. - Komitmen Rekan Bisnis (Klausul 8.6)
Berupa prosedur yang menjelaskan keterlibatan pihak eksternal dalam penerapan SMAP. - Penilaian Risiko Penyuapan (Klausul 4.5)
Rekaman formulir analisa dan hasil penilaian risiko terkini. - Informasi Terdokumentasi (Klausul 7.5)
Berupa daftar induk dokumen, arsip, distribusi, serta perubahan dan pemusnahan dokumen. - Pemantauan dan Evaluasi (Klausul 9.1)
Termasuk logbook laporan suap, analisis pelaporan, dan bukti penerimaan laporan. - Audit Internal (Klausul 9.2)
Terdiri dari program audit, checklist, laporan ketidaksesuaian, hingga daftar hadir audit.
Baca juga: Sertifikasi ISO Perusahaan, Ini Hal yang Wajib Dipahami
Mengapa Harus Memahami Isi Dokumen Ini?
Banyak organisasi merasa sudah cukup dengan menyusun dokumen anti penyuapan hanya karena menjadi syarat sertifikasi. Padahal, memahami isi dokumen SMAP secara menyeluruh justru merupakan langkah kunci untuk memastikan sistem manajemen berjalan efektif.
Dokumen-dokumen ini bukan hanya berfungsi sebagai pelengkap administrasi. Setiap elemen, mulai dari kebijakan, identifikasi risiko, hingga catatan audit, menyimpan makna strategis yang mendukung budaya integritas dalam organisasi.
Tanpa pemahaman yang memadai, tim internal bisa saja mengabaikan tanggung jawab mereka, atau justru menerapkan kebijakan yang tidak sesuai dengan prinsip ISO 37001.
Anda mungkin pernah berada di posisi harus menjelaskan struktur organisasi anti penyuapan kepada auditor, tapi kesulitan karena tidak benar-benar memahami isi dokumen tersebut.
Hal ini bisa berdampak serius terhadap kredibilitas sistem. Untuk itu, penting bagi setiap bagian organisasi bukan hanya tim kepatuhan untuk memahami isi dokumen ini, baik dari sisi tujuan maupun peran mereka dalam implementasinya.
Persiapkan Dokumen Perusahaan Anda Hari Ini!
Itu dia penjelasan mengenai dokumen penyelenggaraan SMAP, semoga informasi ini bisa membantu Anda dan tim untuk memahami bagian-bagian dokumentasi ISO 37001.Meskipun terkesen sepele, faktanya memahami setiap bagian ini sangatlah penting.
Melalui pendampingan dari Smart Sertifikasi, Anda tidak perlu ragu untuk menata seluruh dokumen ini agar sesuai standar, terintegrasi, dan siap mendukung proses sertifikasi ISO 37001 secara menyeluruh.
Bila Anda membutuhkan template, evaluasi, atau validasi terhadap kelengkapan dokumen SMAP Anda, kami siap membantu. Hubungi kami dan dapatkan konsultasi gratis!