Tahukah Anda? Dalam lingkungan bisnis integritas bukan hanya soal nilai, melainkan juga sistem. Salah satu bentuk nyata komitmen terhadap integritas ini diwujudkan melalui penyusunan pedoman SMAP 37001 yang mengacu pada standar internasional ISO 37001.
Pedoman ini menjadi tulang punggung Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) dan membantu organisasi menekan risiko penyuapan secara sistematis dan terukur.
Pada kesempatan kali ini, admin hadir untuk membantu organisasi memahami dan menyusun dokumen penting ini dengan pendekatan yang profesional, terstruktur, dan sesuai dengan standar SNI ISO/IEC 37001:2016.
Silakan simak informasi lebih lengkapnya di bawah!
Kenapa Penyusunan Pedoman SMAP Itu Penting?
Supaya lebih mudah dipahami. Katakanlah Anda mungkin seorang manajer kepatuhan atau pemimpin di sebuah lembaga yang sedang bersiap mengajukan sertifikasi anti suap.
Di sini kami ambil contoh perusahaan mengalami situasi audit internal di mana kebijakan antikorupsi tidak terdokumentasi dengan baik, dan menyebabkan hasil audit kurang maksimal. Dengan demikian kita bisa sama-sama paham pentingnya menyusun pedoman SMAP yang jelas, terstruktur, dan sesuai dengan standar ISO.
Tanpa pedoman yang kuat, organisasi akan kesulitan membuktikan komitmen manajemen, sistem pengendalian, serta prosedur investigasi atas dugaan penyuapan. Pedoman ini bukan hanya dokumen formalitas, tapi menjadi dasar operasional sekaligus alat komunikasi nilai-nilai integritas dalam seluruh lapisan organisasi.
Langkah Kerja Menyusun Dasar-dasar SMAP
Untuk menyusun pedoman SMAP ISO 37001, berikut ini sejumlah tahapan yang harus dilalui. Prosesnya sendiri memang cukup panjang tidak mengherankan apabila beberapa perusahaan terkadang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mempersiapkannya.
- Start awalnya dengan mempersiapkan dokumen SNI ISO/IEC 37001:2016 sebagai acuan utama.
- Tinjau struktur dan rincian isi klausul dalam standar tersebut secara menyeluruh.
- Selanjutnya, lakukan identifikasi terhadap klausul yang relevan untuk dijadikan dasar dalam penyusunan pedoman SMAP.
- Kemudian, terapkan klausul-klausul yang telah dipilih ke dalam kerangka pedoman SMAP menyesuaikan keperluan organisasi.
- Sesuaikan isi masing-masing klausul dengan regulasi internal dan ketentuan hukum yang berlaku.
- Tentukan tim atau personel yang akan bertanggung jawab dalam proses penyusunan dokumen ini.
- Lakukan diskusi bersama manajemen atau unsur pengarah untuk merumuskan komitmen, visi, misi, serta kebijakan dan sasaran mutu LSBU.
- Susun format dokumen yang akan digunakan agar pedoman tampil konsisten dan sistematis.
- Buat pedoman SMAP berdasarkan struktur klausul dalam SNI ISO/IEC 37001:2016 secara berurutan dan terpadu.
- Setelah penyusunan selesai, lakukan proses pengesahan oleh pihak berwenang dalam organisasi.
- Terakhir, lanjutkan dengan mendistribusikan pedoman kepada seluruh unit terkait dan pastikan dokumentasi disimpan dengan rapi.
Struktur Umum dalam Daftar Isi Pedoman SMAP
Pedoman SMAP yang baik sebaiknya mencakup struktur standar berikut. Anda menggunakan beberapa poin ini sebagai acuan umum. Namun, ada baiknya untuk tetap berkonsultasi dengan konsultan profesional saat menyusun pedoman SMAP ISO 37001. Tujuannya agar tidak ada bagian yang terlewat dan semuanya bisa terpenuhi sesuai dengan prosedurnya:
- Lingkup :Menjelaskan batasan sistem manajemen yang diterapkan.
- Acuan Normatif :Standar atau peraturan yang dijadikan dasar penyusunan.
- Istilah dan Definisi :Penjelasan istilah agar tidak terjadi tafsir ganda.
- Konteks Organisasi :Termasuk penilaian risiko penyuapan dan harapan pihak berkepentingan.
- Kepemimpinan :Komitmen, peran, dan tanggung jawab pimpinan organisasi.
- Perencanaan :Termasuk perencanaan untuk mengatasi risiko dan meraih sasaran.
- Pendukung :Kompetensi sumber daya manusia, komunikasi, dan dokumentasi.
- Operasi :Prosedur uji kelayakan, pengendalian finansial dan non-finansial, serta kebijakan hadiah.
- Evaluasi Kinerja :Audit internal, pemantauan, dan evaluasi periodik.
- Perbaikan :Respons terhadap ketidaksesuaian dan upaya peningkatan berkelanjutan.
Kesalahan yang Biasanya Terjadi, Wajib Hindari!
Kesalahan dalam menyusun acuan SMAP 37001 sering terjadi ketika organisasi tidak merujuk langsung pada dokumen resmi SNI ISO/IEC 37001:2016 atau hanya memahami klausul secara dangkal.
Selain itu, memilih klausul yang tidak relevan, menyalin tanpa menyesuaikan dengan regulasi internal, serta menunjuk tim yang kurang kompeten juga bisa menjadi kendala.
Pedoman yang tidak disahkan dengan formal atau tidak tersampaikan dengan baik juga membuat implementasi terhambat.
Oleh karena itu, penting menyusun dokumen ini secara terstruktur, melibatkan manajemen, dan memastikan seluruh proses terdokumentasi dengan benar.
Kesulitan Menyusun Pedoman SMAP ISO 37001?
Pada intinya menyusun pedoman SMAP 37001 bukan sekadar kewajiban administratif. Kita bisa menyebutnya pillar organisasi dalam membangun sistem integritas yang kuat, terpercaya, dan siap untuk proses verifikasi.
Smart Sertifikasi siap menjadi mitra strategis Anda dalam proses penyusunan, penyesuaian, hingga pengesahan pedoman ini. Dengan pendampingan yang profesional dan berbasis pengalaman, organisasi Anda bisa lebih siap menjawab tantangan kepatuhan di era penuh risiko ini.
Keunggulan menggunakan layanan jasa sertifikasi ISO 37001:
- Biaya kompetitif
- Konsultan sudah berpengalaman di bidangnya
- Bisa konsultasi dengan ahli
- Melayani sertifikasi ISO di berbagai daerah
- Tersedia layanan training ISO 37001 SMAP
- Perusahaan sudah berlegalitas dan kredibilitas bagus
Ingin sistem anti penyuapan Anda berjalan efektif dan terdokumentasi rapi? Mulailah dari menyusun pedoman SMAP 37001 yang tepat dan sesuai kebutuhan.