Sertifikasi ISO menjadi salah satu bagian penting dalam manajemen gudang atau warehouse. Istilah ini juga disebut sebagai ISO warehouse management system.
Ini adalah sebuah standar sistem manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional yang berlangsung di gudang. Seperti yang kita ketahui kegiatan pergudangan menjadi salah satu bagian penting dalam manajemen rantai pasok.
Produk setengah jadi maupun produk yang sudah jadi perlu di sortir dan dicek secara berkala kualitasnya sebelum didistribusikan atau melalui proses produksi lanjutan.
Namun, ada banyak kendala yang bisa muncul dalam lingkup pergudangan. Mulai dari masalah di bagian Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), manajemen pengelolaan, dan lain sebagainya.
Lalu bagaimana cara meminimalisir risiko tersebut?
Di sinilah sertifikasi ISO gudang dapat diterapkan untuk mengatasi masalah di atas, berikut kami sertakan penjelasan lebih lengkapnya.
Bagaimana Sertifikasi ISO Membantu Sektor Gudang Menjadi Lebih Baik?
Standar ISO merupakan pedoman yang berfungsi lebih dari sekadar formalitas. Dengan adanya penerapan ISO, maka perusahaan bisa mengelola gudang dengan lebih baik, terpantau, dan efisien.
Apabila perlu menyebutkan secara spesifik standar mana yang perlu diutamakan untuk sektor pergudangan, maka jawabannya adalah ISO 9001: Sistem Manajemen Mutu. Ini merupakan standar yang sangat dianjurkan untuk sektor pergudangan.
Berikut ini beberapa manfaat yang diperoleh apabila gudang sudah menerapkan standar ISO 9001.
1. Meningkatkan Efisiensi Operasional
ISO 9001 memberikan pedoman untuk mendesain proses yang terstruktur dalam operasional gudang. Standar ini memastikan bahwa setiap aktivitas, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman, memiliki prosedur yang jelas.
Dengan penerapan standar ini, risiko kesalahan seperti salah letak barang atau keterlambatan pengiriman dapat diminimalkan. Hasilnya, waktu dan biaya operasional menjadi lebih efisien.
2. Meningkatkan Akurasi dalam Inventarisasi
Penerapan ISO 9001 juga berkontribusi pada peningkatan akurasi data inventaris. Sistem manajemen mutu yang diadopsi memastikan bahwa pencatatan stok dilakukan secara konsisten dan akurat.
Selain itu, adanya proses audit dan inspeksi berkala membantu mengidentifikasi potensi kesalahan lebih awal. Dengan demikian, perusahaan dapat mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan stok.
3. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manajemen mutu yang diatur oleh ISO 9001 memastikan barang yang dikirimkan dari gudang sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan.
Pelanggan akan menerima produk dalam kondisi yang baik dan tepat waktu. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Dengan penerapan ISO 9001, operasional gudang tidak hanya menjadi lebih terorganisasi tetapi juga mampu memberikan dampak positif bagi keseluruhan rantai pasok perusahaan. Standar ini bukan hanya tentang memenuhi persyaratan, tetapi juga menciptakan nilai tambah yang nyata.
Baca juga: Catat, Ini 10 Klausul ISO 9001:2015 yang Wajib Dipahami
Standar ISO Lainnya yang Relevan untuk Sektor Gudang
Selain ISO 9001, berikut ini beberapa standardisasi internasional lainnya yang sesuai untuk diterapkan pada operasional pergudangan:
- ISO 14001: Membantu gudang untuk menerapkan sistem pengendalian lingkungan, mengelola limbah dengan baik dan tidak mencemari alam
- ISO 27001: Meningkatkan keamanan data dan informasi penting yang ada di gudang, mencegah pencurian data dan penyalahgunaan informasi oleh pihak tidak bertanggung jawab
- ISO 45001: Membantu perusahaan untuk meningkatkan kepatuhan K3 dalam operasional pergudangan bagi tenaga kerja dan pengawas. Meminimalisir risiko kecelakaan kerja dan bahaya.
Cara Menerapkan Standar ISO untuk Gudang Sesuai Prosedur
Standar ISO berbeda dengan izin usaha yang sifatnya hanya legalitas. ISO bukan hanya sertifikat melainkan sistem yang diterapkan di perusahaan, sehingga mampu memberikan dampak perubahan terhadap proses atau aspek tertentu.
Jadi, apabila perusahaan Anda ingin menerapkannya maka harus melalui serangkaian proses terlebih dahulu. Berikut ini gambaran umumnya:
- Komitmen Manajemen: Manajemen menunjukkan dukungan penuh terhadap penerapan ISO dengan menyediakan sumber daya dan arahan yang diperlukan.
- Pelatihan Awareness ISO: Seluruh karyawan dilatih untuk memahami pentingnya ISO 9001 dan bagaimana standar ini relevan bagi operasional gudang.
- Penyusunan Dokumen ISO: Dokumen standar seperti prosedur, kebijakan mutu, dan instruksi kerja dibuat sesuai persyaratan ISO 9001.
- Sosialisasi Dokumen: Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada seluruh tim gudang agar dipahami dan diimplementasikan dengan benar.
- Implementasi, Evaluasi, Improvement: Sistem yang sesuai dokumen ISO diterapkan, kemudian dievaluasi secara berkala untuk dilakukan perbaikan berkelanjutan.
- Pelatihan Audit: Tim internal diberikan pelatihan audit agar mampu melakukan audit internal secara efektif.
- Pelaksanaan Internal Audit: Audit internal dilakukan untuk memastikan sistem berjalan sesuai dokumen dan persyaratan ISO.
- Tinjauan Manajemen: Hasil audit dan kinerja sistem dibahas oleh manajemen untuk menentukan langkah strategis selanjutnya.
- Audit Stage 1: Lembaga sertifikasi melakukan tinjauan dokumen untuk memastikan kesesuaian dengan persyaratan ISO 9001.
- Tindakan Perbaikan: Temuan dari audit tahap 1 diperbaiki agar sistem siap untuk audit tahap 2.
- Audit Stage 2: Lembaga sertifikasi mengevaluasi implementasi sistem di gudang untuk memastikan kesesuaian dan efektivitasnya.
- Tindakan Perbaikan: Perbaikan akhir dilakukan terhadap temuan dari audit tahap 2 sebelum sertifikasi diterbitkan.
Demikian penjelasan mengenai sertifikasi ISO gudang atau warehouse, kami harap penjelasan di atas bermanfaat bagi pembaca.
Apabila ada pertanyaan lainnya jangan ragu untuk menghubungi tim PT Smart Sertifikasi Indonesia, kami bisa membantu pengurusan sertifikat ISO untuk gudang dari awal sampai selesai.