Cara Mendapatkan Sertifikasi ISO dan 12 Tahapan Lengkapnya

Bagaimana cara mendapatkan sertifikasi ISO? Di era globalisasi seperti sekarang ini, mulai banyak perusahaan yang ingin memperoleh sertifikat ISO. Tentunya bukan tanpa alasan, standar internasional banyak dibutuhkan dalam proyek besar dan bisa mempengaruhi kredibilitas usaha di mata investor, terutama yang berasal dari luar negeri.

Untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda terpercaya dan mempunyai komitmen tinggi terhadap keberlangsungan bisnis, maka mengurus sertifikasi ISO bisa menjadi langkah awal yang sangat dianjurkan.

Lalu bagaimana cara memperoleh sertifikasi ISO? Anda bisa menyimak penjelasan lengkap di bawah

Persiapan dan Dokumentasi ISO

Tahap awal dalam sertifikasi ISO terdiri dari persiapan dan dokumentasi. Bagian ini terbagi menjadi empat, yaitu:

1. Komitmen Manajemen

Segalanya dimulai dari sini. Tanpa komitmen dari manajemen puncak, proses sertifikasi ISO akan sulit dijalankan dengan baik. Mengapa komitmen ini penting? Karena pihak manajemen bertanggung jawab atas arah, kebijakan, dan dukungan penuh terhadap implementasi sistem manajemen ISO.

Dukungan tersebut bisa dalam bentuk penyediaan anggaran, waktu, maupun pengambilan keputusan strategis. Ini adalah pondasi awal dalam cara mendapatkan sertifikasi ISO yang tidak boleh diabaikan.

Baca juga: 5 Alasan Kenapa Komitmen Manajemen dalam ISO Itu Penting

2. Pelatihan Awareness ISO

Sebelum masuk ke tahap teknis, seluruh personel yang terlibat harus memahami dasar dari standar ISO yang akan diterapkan.

Melalui pelatihan awareness ini, mereka akan mengetahui apa tujuan dari ISO, bagaimana pengaruhnya terhadap pekerjaan mereka, serta apa yang akan berubah dalam rutinitas sehari-hari.

Pemahaman yang baik akan mencegah resistensi dan memastikan semua pihak siap mendukung proses sertifikasi.

3. Penyusunan Dokumen ISO

Tahapan berikutnya adalah menyusun dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Setiap standar ISO memiliki persyaratan dokumentasi tertentu, seperti manual mutu, prosedur, instruksi kerja, dan catatan.

Dokumen ini tidak hanya menjadi bukti kepatuhan, tetapi juga menjadi panduan kerja harian. Kami di Jasaiso.id biasanya membantu klien menyusun dokumen ini agar sesuai dengan konteks organisasi dan tidak sekadar formalitas.

4. Sosialisasi Dokumen

Setelah dokumen selesai disusun, langkah selanjutnya adalah menyosialisasikannya kepada seluruh karyawan. Sosialisasi ini penting untuk memastikan bahwa setiap orang memahami perannya masing-masing, serta tahu bagaimana menggunakan dokumen tersebut dalam pekerjaan. Tanpa tahap ini, dokumen hanya akan menjadi arsip yang tidak dipraktikkan.

Implementasi dan Evaluasi

Selanjutnya, setelah menyelesaikan bagian awal proses sertifikasi ISO berlanjut ke tahap lanjutan. Berikut ini informasi detailnya:

5. Implementasi, Evaluasi & Improvement

Tahap ini menjadi inti dari cara mendapatkan sertifikasi ISO. Organisasi mulai menerapkan sistem manajemen sesuai dengan dokumen yang telah disusun. Selama proses ini, evaluasi secara berkala perlu dilakukan untuk mengetahui apakah implementasi berjalan efektif.

Bila ditemukan kekurangan, maka dilakukan perbaikan berkelanjutan agar sistem semakin matang sebelum diaudit.

6. Pelatihan Internal Audit 

Audit internal menjadi persiapan penting sebelum menghadapi audit eksternal dari badan sertifikasi. Untuk itu, organisasi harus memiliki tim auditor internal ISO yang kompeten. Pelatihan internal audit diberikan agar tim tersebut mampu memahami teknik audit, prinsip objektivitas, dan tata cara pelaporan hasil audit secara profesional.

7. Pelaksanaan Internal Audit

Setelah tim internal siap, saatnya menggelar audit internal. Audit ini dilakukan untuk memverifikasi apakah sistem manajemen ISO sudah diimplementasikan dengan baik, serta untuk mengidentifikasi celah yang masih perlu diperbaiki. Hasil audit ini menjadi dasar untuk melakukan tindakan korektif sebelum masuk ke tahap sertifikasi.

8. Tinjauan Manajemen

Sebelum melangkah ke proses audit eksternal, manajemen perlu melakukan tinjauan menyeluruh terhadap sistem ISO yang telah diterapkan. Tinjauan ini dilakukan melalui rapat formal dan melibatkan manajemen puncak. Tujuannya adalah untuk mengevaluasi hasil audit internal, efektivitas sistem yang berjalan, serta menetapkan rencana peningkatan jangka panjang.

Audit Badan Sertifikasi

Bagian terakhir dari cara mendapatkan sertifikasi ISO adalah audit dari badan sertifikasi serta tindakan perbaikan. Jika sudah sampai di sini, itu berarti perusahaan Anda tinggal beberapa langkah lagi untuk menyelesaikan sertifikasi:

9. Audit Stage 1

Setelah semua proses internal selesai, langkah selanjutnya adalah menjalani Audit Stage 1 dari badan sertifikasi. Audit ini bersifat awal dan berfokus pada pengecekan dokumentasi serta kesiapan organisasi. Biasanya, auditor akan menilai apakah sistem dokumentasi ISO sudah sesuai dengan persyaratan dan apakah organisasi siap untuk melanjutkan ke Audit Stage 2.

10. Tindakan Perbaikan

Jika pada Audit Stage 1 ditemukan ketidaksesuaian, maka organisasi wajib melakukan tindakan perbaikan terlebih dahulu. Tim Jasaiso.id biasanya membantu dalam proses ini, mulai dari analisa akar masalah hingga penyusunan bukti perbaikan. Perbaikan ini menjadi bekal penting agar audit berikutnya bisa berjalan lancar.

11. Audit Stage 2

Ini adalah tahap yang paling menentukan dalam cara mendapatkan sertifikasi ISO. Audit Stage 2 dilakukan secara lebih menyeluruh. Auditor akan memverifikasi apakah sistem manajemen ISO tidak hanya sesuai secara dokumentasi, tetapi juga telah diterapkan dengan konsisten di seluruh area organisasi. Proses ini mencakup wawancara, observasi, serta pengecekan bukti implementasi di lapangan.

12. Tindakan Perbaikan

Jika masih ada temuan dari Audit Stage 2, organisasi kembali diminta melakukan tindakan perbaikan. Perbedaannya, kali ini ruang perbaikannya biasanya lebih spesifik dan harus ditindaklanjuti dalam jangka waktu yang telah ditetapkan oleh badan sertifikasi. Setelah seluruh perbaikan dinyatakan memadai, maka sertifikat ISO akan diterbitkan.

Proses sertifikasi ISO memang tidak instan. Tapi dengan pemahaman yang tepat, tahapan yang terstruktur, serta pendampingan dari tim profesional seperti PT Smart Sertifikasi Indonesia, prosesnya bisa dilalui dengan jauh lebih mudah.

Jadi, jika Anda sedang mencari cara mendapatkan sertifikasi ISO yang efektif dan efisien, pastikan untuk mengikuti setiap tahap di atas dengan serius.

Butuh bantuan? Hubungi kami sekarang juga dan konsultasikan kebutuhan sertifikasi ISO perusahaan Anda.