Tidak banyak yang menyadari bahwa sertifikat ISO bisa dibekukan dan dicabut apabila organisasi tidak memenuhi ketentuan yang berlaku. Namun keputusan tersebut dilakukan dengan dasar dan pertimbangan matang dari lembaga sertifikasi.
Untuk memastikan perusahaan atau organisasi Anda tidak mengalami hal ini, ada baiknya untuk memahami apa itu pembekuan dan pencabutan sertifikasi ISO serta bagaimana cara mencegahnya.
Apa Itu Pembekuan Sertifikasi ISO dan Penyebabnya
Pembekuan sertifikasi ISO adalah status di mana sistem manajemen dimiliki sebuah organisasi yang dinyatakan tidak berlaku untuk sementara waktu.
Selama masa pembekuan, organisasi tidak diperbolehkan untuk menggunakan sertifikat untuk persyaratan proyek, promosi, dan lainnya.
Ada beberapa hal yang bisa membuat sertifikat ISO dalam status pembekuan:
- Sistem manajemen yang sudah disertifikasi gagal memenuhi persyaratan sertifikasi secara menyeluruh
- Organisasi tidak menyelesaikan pembayaran sejak 2 bulan setelah terbitnya sertifikat
- Badan usaha tidak menindaklanjuti hasil audit sesuai dengan batas waktu
- Perusahaan tidak melakukan surveilan atau resertifikasi sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan
- Dan lain-lain
Ketentuan pembekuan mungkin bisa saja berbeda antara lembaga sertifikasi ISO yang satu dengan lainnya. Ada baiknya untuk berkonsultasi dengan tim profesional untuk mengetahui secara lengkap mengenai pembekuan sertifikasi untuk mencegahnya di kemudian hari.
Cara Mengembalikan Sertifikasi ISO yang Dibekukan
Jika status sertifikasi ISO suatu organisasi dibekukan, sebenarnya masih ada peluang untuk memulihkannya.
Namun, tentu ada syarat yang harus dipenuhi terlebih dahulu. Pemulihan ini hanya dapat dilakukan apabila permasalahan yang menyebabkan pembekuan telah diselesaikan, dan dilakukan sebelum batas waktu maksimal,
Setiap kasus pembekuan memang memiliki penyebab yang berbeda-beda. Oleh karena itu, kami menyarankan agar Anda langsung berkonsultasi dengan lembaga sertifikasi yang menangani.
Agar sertifikasi bisa dipulihkan, berikut adalah proses umum yang perlu diperhatikan:
- Permasalahan yang menyebabkan pembekuan harus diselesaikan oleh organisasi.
- Penyelesaian harus dilakukan sebelum batas waktu enam bulan sejak status dibekukan.
- Lembaga sertifikasi akan melakukan tinjauan ulang terhadap kondisi organisasi.
- Hasil tinjauan menjadi dasar pemulihan status dari “dibekukan” menjadi “aktif kembali”.
- Pemulihan status akan diinformasikan secara formal melalui surat tertulis dari lembaga sertifikasi.
Catatan: Prosedur ini bisa berbeda-beda tergantung kebijakan lembaga sertifikasi
Memahami Pencabutan Sertifikasi ISO, Mengapa Bisa Terjadi?
Selain pembekuan, ada juga kasus di mana sertifikat ISO dicabut bahkan sebelum masa berlakunya habis. Ini adalah tindak lanjut apabila organisasi tidak segera melakukan perbaikan setelah sertifikat dibekukan.
Dalam kondisi tertentu sejumlah bentuk pelanggaran juga bisa menyebabkan sertifikat ISO dicabut. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Tidak ada upaya perbaikan saat masa pembekuan sertifikat
- Organisasi tidak melakukan audit pengawasan selama pembekuan dan melewati batas waktunya
- Ditemukan rekomendasi negatif, keluhan, atau perubahan yang tidak ditindaklanjuti berdasarkan audit mendadak
- Permintaan pencabutan secara resmi dari organisasi atau lembaga karena penyalahgunaan sertifikat
Ini merupakan kondisi yang bisa dinilai serius, sebisa mungkin perusahaan maupun organisasi jangan sampai mengalami hal ini.
Baca juga: Hindari 5 Kesalahan Ini Saat Memilih Konsultan ISO untuk Perusahaan
Upaya Mencegah Pembekuan dan Pencabutan Sertifikat ISO
Mencegah selalu lebih baik daripada mengobati. Hindari risiko dan masalah pembekuan dan pencabutan sertifikat dengan melakukan tindakan preventif berikut ini.
1. Patuhi Peraturan dan Ketentuan Lembaga Sertifikasi
Pastikan seluruh proses dalam organisasi Anda mengikuti aturan main yang telah ditetapkan oleh lembaga sertifikasi. Hal ini mencakup prosedur teknis, dokumen pendukung, dan penerapan sistem manajemen yang konsisten.
Ketaatan pada ketentuan ini akan menunjukkan komitmen jangka panjang terhadap standar mutu yang berlaku.
2. Lakukan Pembayaran Sertifikasi Sesuai Kesepakatan
Kelalaian dalam pembayaran dapat menjadi alasan administratif yang berdampak serius pada status sertifikat. Oleh karena itu, penting untuk memastikan semua kewajiban pembayaran terhadap lembaga sertifikasi dilakukan tepat waktu sesuai jadwal yang telah disepakati sejak awal.
3. Ikuti Tahap Audit Pengawasan dan Resertifikasi
Audit berkala adalah bagian penting dari proses sertifikasi ISO. Jika organisasi melewatkan jadwal audit pengawasan atau resertifikasi, maka status sertifikat bisa dibekukan. Maka dari itu, pastikan tim Anda selalu siap menjalani audit, baik dari sisi kesiapan dokumen maupun implementasi di lapangan.
Baca juga: Tugas dan Tanggung Jawab Auditor Internal dalam Sertifikasi ISO
4. Hindari Menyalahgunakan Sertifikat atau Logo ISO
Penggunaan logo ISO atau pernyataan sertifikasi harus sesuai dengan pedoman yang ditetapkan. Menampilkan logo ISO pada produk atau dokumen yang tidak relevan, atau memberikan klaim yang menyesatkan, bisa dianggap sebagai pelanggaran serius.
Untuk itu, pastikan seluruh komunikasi yang melibatkan status sertifikasi dilakukan secara tepat dan bertanggung jawab.
Butuh bantuan melakukan sertifikasi ISO atau ingin mengadakan training untuk tim Anda? Hubungi PT Smart Sertifikasi Indonesia kami akan membantu Anda, lakukan konsultasi sekarang dan dapatkan informasi lebih lanjut seputar penawaran kami.