Dalam sertifikasi ISO ada satu tahap penting yang disebut sebagai audit internal. Proses ini dilakukan oleh auditor internal ISO sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya.
Apabila perusahaan Anda ingin mengikuti sertifikasi dalam waktu dekat, maka mempersiapkan auditor adalah salah satu hal yang penting. Salah satunya dengan memastikan bahwa pihak yang bersangkutan telah memahami cakupan tugas-tugasnya.
Namun, sebelum itu mari pahami definisi dari auditor internal ISO sebelum mencari tahu tugas dan tanggung jawabnya.
Apa Itu Auditor Internal ISO?
Auditor internal adalah tenaga profesional yang melakukan audit secara internal dalam organisasi untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen serta memberikan rekomendasi perbaikan. Hanya pihak tertentu saja yang boleh melakukan audit internal.
Oleh karena itu, mereka yang akan memegang jabatan ini wajib untuk mengikuti training internal auditor dan lulus dalam training sebelum bisa menjalankan tugasnya.
Dalam penerapannya, auditor internal akan mengaudit penerapan standar ISO sesuai dengan kebutuhan. Misalnya seperti training ISO 9001 internal audit, ISO 22000, ISO 37001, dan sebagainya.
Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Auditor Internal
Selanjutnya, setelah memahami definisi dari posisi ini maka penting untuk mengetahui juga apa saja tugas-tugas auditor supaya bisa mempersiapkan tim Anda dengan lebih baik. Berikut ini beberapa poin utamanya:
1. Mengumpulkan Informasi Awal Tentang Auditee
Langkah pertama dalam proses audit internal adalah mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan auditee, yaitu bagian atau unit dalam perusahaan yang akan diperiksa. Informasi ini mencakup struktur organisasi, prosedur kerja, hierarki jabatan, serta laporan yang digunakan dalam operasional sehari-hari.
Pemahaman mendalam tentang auditee sangat penting bagi auditor untuk memastikan proses audit berjalan dengan lancar.
Selain itu, auditor internal ISO juga harus mengetahui tujuan, sasaran, serta potensi risiko yang mungkin dihadapi oleh auditee dalam menjalankan tugasnya. Dengan informasi ini, auditor dapat menyusun strategi audit yang lebih efektif dan menyoroti aspek-aspek yang perlu diperiksa lebih lanjut.
2. Meninjau Dokumen dan Persyaratan yang Berlaku
Setelah memahami auditee, langkah selanjutnya adalah meninjau dokumen dan persyaratan yang relevan. Auditor harus memeriksa berbagai dokumen seperti kebijakan perusahaan, prosedur operasional, panduan teknis.
Tinjauan ini penting untuk memastikan bahwa auditee telah menjalankan tugasnya sesuai dengan regulasi yang berlaku. Dengan memahami persyaratan yang harus terpenuhi, auditor dapat menentukan aspek-aspek penting yang akan menjadi fokus dalam proses audit.
3. Merancang Program Audit dan Menyusun Jadwal
Audit internal tidak mendadak, melainkan butuh planning dengan matang. Oleh karena itu, auditor bertanggung jawab untuk menyusun program audit yang mencakup jenis audit yang akan dilakukan, ruang lingkup pemeriksaan, serta metodenya.
Selain itu, auditor juga perlu membuat jadwal tahunan yang mengatur waktu pelaksanaan audit untuk setiap unit.
Perencanaan ini memastikan bahwa seluruh proses audit berjalan secara sistematis dan bahwa setiap auditee memiliki waktu yang cukup untuk mempersiapkan diri.
4. Menyusun Daftar Pertanyaan Audit (Checklist)
Agar proses audit lebih terstruktur, auditor perlu menyusun daftar pertanyaan atau audit checklist. Checklist ini berisi poin-poin penting yang harus diperiksa kepada auditee selama audit berlangsung.
Daftar pertanyaan ini tidak hanya membantu auditor dalam memastikan bahwa semua aspek telah melalui pemeriksaan, tetapi juga dapat berguna untuk auditee mempersiapkan diri sebelum audit berlangsung. Dengan demikian, proses audit menjadi lebih efisien dan terarah.
5. Melaksanakan Pemeriksaan Sistem Secara Menyeluruh
Saat audit berlangsung, auditor harus melakukan pemeriksaan menyeluruh terhadap seluruh sistem yang ada di dalam auditee. Hal ini mencakup pemantauan proses kerja, interaksi antar departemen, serta pengamatan terhadap bagaimana prosedur berjalan sehari-hari.
Selain itu, auditor internal ISO juga harus mengevaluasi kondisi lingkungan kerja serta kesiapan peralatan dalam operasional. Pemeriksaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua sistem berjalan sesuai dengan standar yang berlaku dan tidak ada ketidaksesuaian yang dapat menghambat kinerja auditee.
Baca juga: Cara Melakukan Audit ISO 9001 Manajemen Mutu
6. Mengumpulkan dan Menganalisis Bukti Audit
Setiap temuan selama audit harus menyertakan bukti yang valid. Auditor harus mengumpulkan berbagai informasi seperti dokumen, laporan, wawancara dengan karyawan, serta data lain yang dapat mendukung hasil audit.
Setelah mengumpulkan bukti, auditor perlu melakukan analisis untuk menentukan apakah auditee telah memenuhi standar dan prosedur. Proses ini penting untuk memastikan bahwa semua temuan berdasar pada data yang objektif dan bukan sekadar opini.
7. Menyusun dan Melaporkan Hasil Audit
Setelah audit selesai, auditor harus menyusun laporan yang berisi temuan selama pemeriksaan. Laporan ini harus mencantumkan deskripsi setiap temuan, bukti yang mendukung, serta rekomendasi perbaikan oleh auditee.
Penyusunan laporan harus dengan bahasa yang jelas agar semua pihak bisa memahaminya. Laporan ini akan menjadi dasar bagi auditee dan manajemen dalam melakukan perbaikan untuk meningkatkan sistem yang ada.
8. Memantau Tindak Lanjut Hasil Audit
Setelah menyampaikan hasil audit, tugas auditor belum selesai. Auditor harus memastikan bahwa auditee telah melakukan tindak lanjut terhadap temuan yang ada sesuai dengan tenggat waktu tertentu.
Proses pemantauan ini bertujuan untuk memastikan bahwa perbaikan berjalan efektif dan masalah tidak akan terulang kembali.
Dengan pemantauan yang baik, audit internal tidak hanya menjadi pemeriksaan rutin, tetapi juga menjadi alat untuk perbaikan sistem yang berkelanjutan.
Perusahaan Anda ingin melakukan audit internal atau sertifikasi ISO 9001, 27001, atau standar lainnya? Hubungi kami dan dapatkan layanan training audit internal ISO hingga jasa audit ISO oleh tim profesional dari PT Smart Sertifikasi Indonesia.