Sertifikasi ISO bukanlah dokumen yang bisa diurus dengan cepat apalagi terburu-buru. Standar ini membutuhkan perencanaan dan persiapan yang tergolong cukup lama. Jawabannya bisa berbeda-beda tergantung berbagai faktor. Namun, umumnya mulai dari 3 bulan – 6 bulan bisa lebih.
Sekarang mungkin Anda bertanya lagi, kenapa bisa berbeda-beda bukankah standar yang diterapkan tergolong sama?
Jawabannya kondisi setiap organisasi atau perusahaan itu berbeda-beda. Tingkat kompleksitas, banyaknya tenaga kerja, kesiapan internal mempengaruhi proses sertifikasi secara garis besar.
Tidak hanya itu, bahkan bisa ada perbedaan juga dari segi jenis standar ISO yang diurus misalnya antara ISO 9001 dan ISO 27001 waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan standardisasi ini tidaklah sama.
Untuk memahami lebih lanjut mengenai hal tersebut, silahkan simak penjelasan berikut ini.
4 Faktor yang Mempengaruhi Lama Waktu Proses Sertifikasi ISO
Seperti yang sudah kami singgung sebelumnya ada beberapa hal yang bisa mempengaruhi cepat atau lambatnya proses sertifikasi ISO. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Ukuran atau Skala Perusahaan
Pertama, ukuran perusahaan memegang peranan penting dalam menentukan lama waktu proses sertifikasi ISO.
Perusahaan besar dengan lebih banyak karyawan, lokasi, dan proses operasional yang kompleks biasanya membutuhkan waktu lebih lama untuk menyelesaikan sertifikasi dibandingkan dengan perusahaan tingkat menengah atau kecil.
Hal ini disebabkan karena kebutuhan untuk melakukan audit menyeluruh di berbagai departemen, serta untuk memastikan bahwa seluruh sistem manajemen yang ada sesuai dengan standar ISO memakan lebih banyak waktu.
2. Kesiapan Awal Tim Internal
Selain itu, kesiapan tim internal perusahaan sebelum memulai proses sertifikasi juga sangat berpengaruh.
Jika tim sudah memiliki pemahaman yang baik tentang standar ISO yang akan diterapkan dan telah melakukan persiapan sebelumnya, seperti pelatihan dan pengembangan dokumen, maka proses sertifikasi dapat berjalan lebih cepat.
Sebagai contoh, sebelum badan usaha mengikuti sertifikasi ISO 9001 terlebih dahulu representatif dikirimkan untuk mendaftar training ISO 9001 awareness dan auditor internal. Apabila anggaran memungkinkan, maka bisa juga mengadakan in-house training.
Sebaliknya, jika perusahaan baru memulai persiapan atau kurang memiliki pemahaman tentang standar tersebut, proses sertifikasi bisa terhambat.
Ini bisa menjadi alasan mengapa antara satu perusahaan dengan sektor industri yang sama saja terkadang proses lama waktu sertifikasinya bisa berbeda.
3. Jenis Standar ISO yang akan Diterapkan
Kemudian, jenis standar ISO juga bisa mempengaruhi waktu sertifikasi. Beberapa standar ISO, seperti sertifikasi ISO 9001 untuk manajemen mutu, mungkin lebih sederhana dan lebih umum, sedangkan standar lain yang lebih spesifik, seperti sertifikasi ISO 27001 untuk keamanan informasi, bisa lebih kompleks.
Perbandingan sederhananya, standar ISO 9001 membutuhkan waktu 3 – 6 bulan. Sementara itu, ISO 27001 bisa 6 bulan sampai 2 tahun.
Standar yang lebih kompleks mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk implementasi dan audit, yang pada gilirannya dapat memperpanjang durasi sertifikasi.
Namun, perbandingan di atas hanyalah contoh saja. Dalam penerapanya tentu saja bisa berbeda di masing-masing perusahaan.
4. Kompleksitas Operasional atau Kegiatan Produksi
Terakhir, kompleksitas operasional dan kegiatan produksi di perusahaan juga merupakan faktor kunci yang mempengaruhi waktu sertifikasi.
Perusahaan dengan proses yang lebih rumit atau beragam mungkin memerlukan waktu lebih lama untuk memastikan semuanya sesuai dengan standar ISO.
Misalnya, perusahaan yang memiliki banyak produk atau yang beroperasi di berbagai lokasi geografis harus mengelola lebih banyak variabel dalam audit dan penyesuaian sistem manajemennya, yang dapat memperlambat proses sertifikasi.
Dengan memahami faktor-faktor ini, perusahaan dapat lebih baik mempersiapkan diri dan merencanakan proses sertifikasi ISO untuk mencapai hasil yang optimal.
Adakah Cara untuk Mempercepat Proses Sertifikasi ISO?
Kami tidak menyebutnya “Mempercepat” Melainkan lebih ke memastikan prosesnya efisien. Karena bagaimanapun juga sertifikasi ISO tidak bisa terburu-buru. Jika itu yang ingin Anda capai, kami bisa memberikan solusinya.
Pertama, pastikan bahwa perusahaan Anda memilih konsultan yang tepat dan terpercaya. Mereka tidak hanya mengutamakan keuntungan pribadi, melainkan memang punya komitmen kuat untuk membantu perusahaan melalui setiap proses sertifikasi.
Selain itu, lakukan training atau pelatihan ISO untuk tim Anda. Jenis pelatihan yang perlu Anda ikuti adalah training awareness dan auditor internal. Contohnya training ISO 9001 Awareness.
Apabila memang perlu bisa juga termasuk LAC (Lead Auditor Course) bersertifikasi IRCA. Konsultasikan dengan konsultan Anda sebelum mengikuti pelatihan yang tepat.
Dengan menerapkan beberapa tips di atas, proses sertifikasi menjadi lebih efisien bisa memangkas waktu dan mencegah hambatan.
PT Smart Sertifikasi Indonesia menyediakan solusi pelatihan dan jasa sertifikasi ISO. Hubungi kami dan dapatkan layanan terbaik!