SOP yang tebal belum tentu membantu perusahaan saat audit. Persoalan justru muncul ketika prosedur tertulis tidak sesuai dengan praktik di lapangan atau membuat tim kesulitan memahaminya. Membuat SOP berbasis ISO berarti menyusun informasi terdokumentasi yang cukup untuk mengendalikan proses, aplikatif, dan dapat menunjukkan bukti penerapan.
Mengapa SOP Berbasis ISO Berbeda dari SOP Biasa?
ISO 9001:2015 tidak meminta perusahaan membuat dokumen sebanyak mungkin. Organisasi perlu menentukan documented information yang sesuai dengan kebutuhan proses, kompleksitas kegiatan, kompetensi personel, serta risiko yang perlu dikendalikan.
Artinya, tidak semua aktivitas harus memiliki SOP tersendiri. Sebuah proses dapat membutuhkan dokumentasi yang sederhana apabila aktivitasnya mudah dilakukan dan risikonya rendah. Sebaliknya, proses yang kompleks atau membutuhkan konsistensi tinggi mungkin memerlukan SOP dan Instruksi Kerja yang lebih rinci.
1. Identifikasi Proses yang Benar-Benar Perlu SOP
Pertama, mulailah dengan memetakan proses yang berpengaruh terhadap mutu, kepuasan pelanggan, keselamatan, atau pencapaian sasaran perusahaan. Perhatikan pula aktivitas yang berisiko menimbulkan kesalahan apabila setiap personel menjalankannya dengan cara berbeda.
Aktivitas sederhana tidak selalu membutuhkan SOP lengkap. Dalam praktiknya, Instruksi Kerja (Work Instruction) dapat digunakan ketika pelaksana memerlukan panduan teknis yang lebih rinci untuk satu tugas tertentu. SOP dapat menjelaskan proses secara umum, sedangkan Instruksi Kerja memperjelas cara melakukan aktivitas spesifik.
2. Libatkan Pemilik Proses sejak Awal
SOP akan lebih mudah diterapkan apabila penyusun memahami kondisi nyata di lapangan. Karena itu, process owner dan personel yang menjalankan aktivitas sehari-hari perlu dilibatkan sejak tahap awal penyusunan.
Mereka dapat menjelaskan urutan pekerjaan, titik pemeriksaan, pengecualian, hingga keputusan yang harus diambil ketika kondisi tidak sesuai rencana. Tanpa masukan tersebut, SOP berisiko terlihat rapi secara administratif tetapi tidak mencerminkan proses sebenarnya. Kondisi seperti ini dapat memicu ketidaksesuaian ketika auditor membandingkan dokumen dengan praktik kerja.
3. Susun Struktur Dokumen yang Konsisten
Struktur SOP berbasis ISO umumnya dapat memuat komponen berikut:
- Tujuan, menjelaskan alasan SOP dibuat dan proses yang ingin dikendalikan.
- Ruang lingkup, menentukan aktivitas, unit kerja, atau proses yang tercakup.
- Tanggung jawab, menjelaskan pihak yang melaksanakan, memeriksa, dan menyetujui proses.
- Alur proses atau langkah kerja, menjabarkan urutan aktivitas sesuai prosedur.
- Rekaman atau formulir pendukung, menyediakan bukti bahwa proses telah terlaksana.
- Informasi pengendalian dokumen, seperti nomor dokumen, versi, tanggal berlaku, dan pihak yang mengesahkan.
ISO 9001:2015 tidak menetapkan format SOP tertentu. ISO 10013:2021 dapat berguna sebagai panduan tambahan untuk mengembangkan dan memelihara documented information sesuai kebutuhan organisasi.
Baca juga: Penyusunan Dokumen ISO, Pahami Pengertian dan Tujuannya!
4. Uji Keterbacaan Sebelum Berlaku Aktif
SOP sebaiknya melalui proses pengujian oleh pelaksana yang tidak terlibat langsung dalam proses penyusunannya. Minta mereka membaca dokumen dan mencoba mengikuti prosedurnya tanpa penjelasan tambahan dari tim penyusun.
Jika sebagian langkah masih menimbulkan pertanyaan, perbaiki formulasi, urutan, atau informasi yang belum lengkap. SOP yang selalu membutuhkan penjelasan lisan saat digunakan menunjukkan bahwa dokumennya masih kurang jelas. Pengujian sederhana ini dapat membantu menemukan masalah sebelum SOP berlaku resmi
5. Tetapkan Mekanisme Tinjauan dan Pembaruan
Terakhir, SOP perlu berfungsi sebagai documented information yang dapat berubah mengikuti kondisi perusahaan. Peninjauan diperlukan ketika terjadi perubahan proses, struktur organisasi, peralatan, persyaratan, atau ketika hasil audit menunjukkan prosedur sudah tidak sesuai dengan praktik aktual.
Perubahan juga perlu kita perhatikan agar personel menggunakan versi dokumen yang masih berlaku. Dengan mekanisme tersebut, SOP tetap relevan dan dapat mendukung pelaksanaan proses dari waktu ke waktu.
PT Smart Sertifikasi Indonesia telah mendampingi lebih dari 170 perusahaan selama lebih dari 7 tahun dalam penerapan berbagai sistem manajemen. Konsultan ISO membantu menyusun dan menyelaraskan SOP dengan standar ISO, sekaligus memastikan dokumentasinya aplikatif dalam kegiatan operasional.
SOP yang efektif bukan yang paling tebal, melainkan yang mampu mengendalikan proses dan benar-benar terlaksana di lapangan.
Dengan dokumentasi yang sesuai kebutuhan serta penerapan yang konsisten, perusahaan akan lebih siap menunjukkan bukti kesesuaian saat audit. Jika Anda membutuhkan pendampingan penyusunan SOP berbasis ISO, tim Smart Sertifikasi siap membantu menyesuaikannya dengan proses perusahaan.
FAQ
Apakah ISO 9001 menetapkan format SOP yang baku?
Tidak. ISO 9001:2015 tidak menetapkan format tertentu. Organisasi menentukan bentuk dan tingkat dokumentasi sesuai kebutuhan sistem manajemen.
Apa perbedaan SOP dan Instruksi Kerja?
SOP menjelaskan proses secara umum, termasuk tahapan dan tanggung jawab. Instruksi Kerja memberikan panduan teknis yang lebih rinci untuk aktivitas tertentu.
Seberapa sering SOP berbasis ISO membutuhkan pembaruan?
Tidak ada frekuensi baku. SOP perlu memerlukan peninjauan ketika terjadi perubahan yang berpengaruh pada proses atau ketika hasil evaluasi menunjukkan dokumen sudah tidak sesuai.