Dalam penerapan ISO 37001 ada satu istilah yang disebut sebagai PDCA (Plan Do Check Act). Secara sederhana ini adalah siklus manajemen yang terdiri dari empat tahap Plan (rencanakan) Do (laksanakan) Check (periksa), dan Act (tindaklanjuti) yang digunakan untuk membangun, menjalankan, meninjau, serta memelihara sistem manajamen anti penyuapan secara berkelanjutan.
Lantas bagaimana proses PDCA dalam ISO 37001? Kami akan jelaskan lebih lengkap di bawah, silakan bisa disimak dulu.
Struktur PDCA dan ISO 37001, Perhatikan Hal Ini!
Implementasi sistem PDCA dalam sistem manajemen anti penyuapan memang cukup kompleks. Namun, tidak perlu khawatir biasanya konsultan akan membantu perusahaan Anda untuk memahami setiap tahapannya. Di sini kami jelaskan secara sekilas beberapa bagian mendasar:
PLAN (Rencanakan)
Tahap ini adalah fondasi sistem, di mana organisasi menetapkan konteks, kebijakan, dan tujuan anti penyuapan. Ini melibatkan identifikasi risiko penyuapan, pemahaman terhadap harapan pemangku kepentingan, dan perencanaan tindakan yang diperlukan untuk membangun kerangka kerja SMAP yang kuat, serta memastikan komitmen penuh dari pimpinan puncak.
Konteks Organisasi
- Organisasi dan konteksnya
- Kebutuhan dan harapan pemangku kepentingan
- Lingkup SMAP
- SMAP
- Penilaian risiko penyuapan
Kepemimpinan
- Kepemimpinan
- Kebijakan anti penyuapan
- Peran, tanggung jawab, dan wewenang organisasi
Perencanaan
- Tindakan yang ditujukan pada risiko dan peluang
- Sasaran anti penyuapan dan perencanaan untuk mencapainya
Dukungan
- Sumber daya
- Kompetensi
- Kepedulian dan pelatihan
- Komunikasi
- Informasi terdokumentasi
DO (Laksanakan)
Pada tahap ini, semua yang telah direncanakan diimplementasikan. Organisasi menjalankan pengendalian operasional baik keuangan maupun non-keuangan, melakukan uji tuntas (due diligence) terhadap pihak ketiga, memberikan pelatihan, dan mengelola hadiah atau sumbangan. Tujuannya adalah untuk menerapkan semua prosedur anti penyuapan dalam kegiatan sehari-hari secara efektif.
Baca juga: Langkah Kerja Menyusun Pedoman SMAP ISO 37001
Operasi
- Perencanaan dan pengendalian operasi
- Uji tuntas
- Pengendalian keuangan
- Pengendalian non-keuangan
- Pengendalian anti penyuapan
- Komitmen anti penyuapan
- Hadiah, kemudahan hati, sumbangan, dan keuntungan serupa
- Mengelola ketidakcukupan pengendalian anti penyuapan
- Meningkatkan kepedulian
- Investigasi dan penanganan penyuapan
CHECK (Priksa)
Tahap ini berfokus pada pemantauan dan evaluasi kinerja SMAP. Organisasi melakukan audit internal dan tinjauan manajemen untuk memastikan sistem berjalan sesuai rencana. Proses ini mengukur efektivitas pengendalian yang ada, menganalisis data, dan memverifikasi kepatuhan terhadap kebijakan anti penyuapan untuk menemukan potensi kelemahan.
Evaluasi Kinerja
- Pemantauan, pengukuran, analisis, dan evaluasi
- Audit internal
- Tinjauan manajemen
- Tinjauan dewan pengarah
- Tinjauan FKAP (Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan)
ACT (Tindaklanjuti)
Berdasarkan hasil dari tahap pemeriksaan, organisasi mengambil tindakan untuk perbaikan. Ini mencakup penanganan setiap ketidaksesuaian melalui tindakan korektif dan melakukan peningkatan berkelanjutan pada sistem manajemen anti penyuapan. Goal-nya adalah untuk menjaga SMAP tetap relevan, efektif, dan terus berkembang dalam melawan berbagai risiko penyuapan.
Peningkatan
- Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
- Peningkatan berkelanjutan
Manfaat Memahami Struktur Dasar PDCA ISO 37001
Singkatnya poin-poin di atas sangat penting sebelum perusahaan melakukan upaya penerapan atau pelaksanaan PDCA. Selain itu, beberapa manfaat lainnya yang bisa didapatkan dengan memahami hal tersebut:
- Meningkatkan pengetahuan mengenai struktur PDCA dalam ISO 37001.
- Mempersiapkan tim internal dengan lebih baik sebelum penerapan ISO
- Menambah awareness bagi tenaga kerja dan pihak yang terlibat
- Memastikan penerapan SMAP sesuai konteks dan risiko organisasi
- Mendorong pembentukan budaya anti penyuapan yang lebih kuat
- Meningkatkan efektivitas audit dan tinjauan manajemen
Cukup banyak bukan manfaatnya? Oleh karena itu, ada baiknya untuk tidak mengabaikan hal seperti ini.
Hubungi Konsultan dan Pelajari Struktur PDCA ISO 37001!
Penerapan ISO 37001 tidaklah sesederhana menyusun dokumen atau mengisi formulir. Butuh pemahaman menyeluruh, termasuk dalam menerapkan siklus PDCA secara tepat dan konsisten. Jika Anda atau tim internal membutuhkan pendampingan, konsultan ISO PT Smart Sertifikasi Indonesia siap membantu.
Sebagai konsultan profesional dan terdaftar resmi, kami mendampingi perusahaan dari tahap awal hingga akhir. Mulai dari pembekalan pemahaman PDCA, penyusunan sistem manajemen anti penyuapan, hingga simulasi audit internal.
Jangan ragu untuk menghubungi tim kami dan mulai langkah awal menuju tata kelola perusahaan yang bersih dan bebas praktik penyuapan. Bersama kami, Anda tidak hanya siap tersertifikasi, tapi juga lebih siap untuk mempertahankannya dalam jangka panjang.