Untuk memudahkan perusahaan atau organisasi dalam memahami standar ISO, ada istilah yang disebut sebagai tingkatan dokumen ISO. Konsep ini sering digunakan dalam sistem manajemen mutu seperti ISO 9001, namun penerapannya bisa diperluas ke berbagai standar ISO lainnya. Sebenarnya, apa itu tingkatan dokumen ISO?
Secara sederhana, ini adalah struktur dokumentasi yang disusun bertingkat untuk memastikan setiap kebijakan, prosedur, hingga bukti pelaksanaan dapat dikelola secara rapi dan terstandarisasi.
4 Tingkatan Dokumen ISO dan Penjelasannya
Dokumen mutu dalam sebuah perusahaan tidak dibuat sembarangan. Ada susunan bertingkat yang memiliki fungsi spesifik agar sistem manajemen dapat berjalan efektif. Berikut penjelasan tiap level dokumen ISO tersebut:
1. Manual Mutu (Quality Manual)
Pada tingkat pertama terdapat manual mutu atau pedoman mutu. Dokumen ini berisi kebijakan perusahaan, penjelasan proses kerja, hingga interaksi antarproses.
Dalam manual, biasanya juga dicantumkan referensi terhadap prosedur yang digunakan. Idealnya, manual mutu menyertakan matriks silang yang menghubungkan standar ISO dengan isi dokumen agar lebih jelas dan terarah.
2. Prosedur
Tingkat kedua adalah prosedur. Dokumen ini menjelaskan proses kerja yang melibatkan unit-unit terkait. Fungsinya untuk menjawab pertanyaan penting seperti what, who, when, dan where.
Dengan adanya prosedur, alur kerja menjadi lebih terarah dan memudahkan koordinasi antarbagian. Pernahkah Anda membayangkan bagaimana organisasi berjalan tanpa pedoman ini? Tentu koordinasi akan jauh lebih sulit.
3. Instruksi Kerja (Work Instructions)
Berikutnya ada instruksi kerja yang berada di tingkat ketiga. Dokumen ini berisi penjelasan rinci tentang tata cara pelaksanaan suatu pekerjaan. Instruksi kerja menjawab pertanyaan how to do atau bagaimana pekerjaan dilakukan secara detail.
Adanya panduan ini membantu operator atau pelaksana agar tidak salah langkah dalam menjalankan tugas sehari-hari.
4. Formulir dan Rekaman
Pada tingkatan terendah terdapat formulir. Ketika formulir telah diisi, maka berubah menjadi rekaman (record). Rekaman berfungsi sebagai bukti bahwa suatu kegiatan telah dilakukan. Inilah yang menjadi dokumentasi nyata dari pelaksanaan sistem mutu.
Tanpa formulir dan rekaman, organisasi tidak memiliki jejak yang bisa ditinjau kembali saat dilakukan audit.
Baca juga: Penyusunan Dokumen ISO, Pahami Pengertian dan Tujuannya
Pentingnya Tingkatan Dokumen ISO, Pahami Hal Berikut
Adanya struktur bertingkat dalam dokumen ISO tentu bukan tanpa alasan. Setiap tingkatan dokumen mutu memiliki peran untuk memastikan sistem manajemen berjalan teratur, terdokumentasi, dan dapat diaudit.
Tanpa sistem ini, implementasi ISO akan sulit diukur dan dipertahankan. Beberapa alasan pentingnya tingkatan dokumen ISO adalah:
- Memastikan kebijakan mutu perusahaan dapat dijalankan secara konsisten.
- Menjadi pedoman kerja bagi seluruh karyawan pada semua level.
- Menyediakan bukti nyata bahwa proses sudah dilakukan sesuai standar.
- Memudahkan proses audit internal maupun eksternal.
- Menjadi dasar evaluasi dan peningkatan berkelanjutan dalam sistem manajemen.
Jadi rasanya kita sepakat bahwa sistem tingkatan ini bisa sangat membantu terutama jika perusahaan baru pertama kali ingin menerapkan standar ISO.
Pembagian yang jelas membuat tim internal Anda lebih mudah untuk memahami setiap bagian dokumen ISO. Harapannya implementasi standar nantinya menjadi lebih efektif dan terkendali karena setiap bagian sudah memahami dengan baik isi dokumen standardisasi internasional tersebut.
Siapa yang Perlu Memahami Tingkatan ISO?
Pemahaman mengenai tingkatan dokumen mutu tidak hanya penting bagi tim tertentu, tetapi melibatkan banyak pihak dalam organisasi. Setiap level manajemen hingga operator memiliki peran masing-masing dalam penerapan dokumen ISO.
- Manajemen puncak: Memahami struktur dokumen untuk menetapkan kebijakan mutu dan memastikan sistem berjalan efektif.
- Tim manajemen mutu / Quality Assurance (QA): Menyusun, mengelola, dan menjaga keberlanjutan dokumentasi.
- Manajer dan supervisor: Mengawasi agar unit kerja mematuhi standar yang berlaku.
- Operator atau pelaksana kerja: Mengikuti instruksi kerja dan mengisi formulir sebagai bukti pelaksanaan.
- Auditor internal maupun eksternal: Menggunakan dokumen sebagai acuan untuk menilai kepatuhan sistem.
Dengan memahami level dokumen ISO, setiap pihak di dalam organisasi dapat bekerja lebih selaras, sehingga kualitas produk maupun layanan tetap konsisten.
Butuh Bantuan Memahami Dokumen ISO?
Menyusun dan memahami struktur dokumen ISO memang bisa menjadi tantangan. Karena itu, banyak perusahaan memilih bekerja sama dengan konsultan agar implementasi berjalan lebih mudah dan terarah.
Kami di Smart Sertifikasi siap membantu perusahaan Anda dalam menyiapkan dokumentasi yang sesuai standar, sekaligus mendampingi proses sertifikasi.
Dengan pendampingan yang tepat, penerapan ISO tidak hanya memenuhi persyaratan audit, tetapi juga benar-benar membawa manfaat nyata bagi peningkatan mutu dan efisiensi perusahaan.
Apakah hanya tersedia jasa sertifikasi ISO untuk Manajamen Mutu? Tentu saja tidak, kami memiliki layanan yang lengkap termasuk:
- Sertifikasi ISO 14001
- Sertifikasi ISO 27001
- Sertifikasi ISO 37001
- Sertifikasi ISO 45001
- Sertifikasi ISO 22000
Hubungi kami untuk mendapatkan layanan konsultasi gratis dan panduan lebih lengkap untuk mempersiapkan dokumen ISO Anda!