Sebelumnya kami telah membahas mengenai PDCA ISO 37001 fokusnya lebih ke struktur dari Plan, Do, Check, dan Act dalam standardisasi ISO tersebut. Pada kesempatan kali ini pembahasannya akan berlanjut yaitu mengenai alur pelaksanaan SMAP dengan acuan PDCA juga.
Seperti yang mungkin Anda ketahui, Sistem Manajemen Anti Penyuapan merupakan standar yang relatif cukup kompleks. Namun, bukan berarti penerapannya mustahil untuk dilakukan.
Dengan mengikuti alur yang tepat, implementasi SMAP bisa berjalan dengan lancar dan terencana. Mari kita coba bedah apa saja tahapan-tahapannya.
4 Tahapan Utama Alur Pelaksanaan SMAP
Sebelum sebuah organisasi benar-benar menjalankan Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP), perlu dipastikan bahwa semua langkah dalam siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act) dilakukan secara berurutan dan menyeluruh.
Mengapa penting? Jika tanpa alur yang sistematis, penerapan SMAP akan rawan terjadi kekosongan kontrol atau bahkan salah arah dalam proses decision making. Maka dari itu, mari kita jabarkan keempat alur pelaksanaan SMAP tersebut secara lebih rinci.
1. Plan (Merencanakan)
Tahapan ini menjadi pondasi dari seluruh proses SMAP. Di sinilah organisasi mulai menyusun arah kebijakan, mengidentifikasi risiko, serta menetapkan strategi implementasi yang relevan.
- Identifikasi isu dan Stakeholder: Organisasi harus mengenali isu internal maupun eksternal yang berpotensi memengaruhi pencapaian tujuan SMAP, termasuk siapa saja pemangku kepentingannya.
- Melaksanakan Bribery Risk Assessment (BRA): Penilaian risiko penyuapan dilakukan untuk mengetahui potensi titik rawan yang bisa dimanfaatkan dalam proses bisnis. BRA ini menjadi alat ukur penting sebelum penentuan prioritas mitigasi.
- Menentukan sasaran penerapan SMAP: Setiap unit kerja harus memiliki tujuan spesifik terkait implementasi SMAP, agar arah pelaksanaan bisa lebih terukur dan terstruktur.
- Merencanakan sosialisasi terkait SMAP kepada Mitra: Tidak hanya internal, mitra bisnis juga perlu dipersiapkan dengan baik melalui rencana penyuluhan mengenai sistem ini agar pemahaman dan komitmen mereka selaras.
2. DO (Melaksanakan)
Setelah melalui tahap planning, berikutnya adalah penerapannya di lapangan. Tahap ini menuntut konsistensi dan kedisiplinan dari seluruh pihak dalam organisasi.
- Melaksanakan Integrity Due Diligence kepada Mitra: Setiap mitra bisnis harus melalui proses uji tuntas integritas guna memastikan bahwa mereka tidak memiliki rekam jejak atau potensi keterlibatan dalam praktik penyuapan.
- Membuat Kontrak/perikatan dengan klausul Anti Penyuapan
Semua bentuk perjanjian wajib menyertakan klausul khusus yang mengikat secara hukum dalam hal pencegahan penyuapan. - Melakukan pengendalian keuangan dan non keuangan mengacu ke BPM (Manajemen Proses Bisnis)
Pengawasan dilakukan bukan hanya pada aliran uang, namun juga pada proses yang menyertainya untuk memastikan tidak ada celah praktik suap yang tersembunyi. - Melaksanakan sosialisasi terkait SMAP kepada Mitra
Pelaksanaan sosialisasi ini perlu dijalankan sesuai jadwal, sehingga seluruh mitra dapat memahami nilai dan aturan SMAP secara menyeluruh.
3. CHECK (Memeriksa)
Pada tahap ini, organisasi melakukan evaluasi sejauh mana sistem berjalan dengan baik. Apakah semua prosedur sudah sesuai? Adakah penyimpangan? Di sinilah pertanyaan-pertanyaan kritis dijawab.
- Mendukung proses Audit Internal SMAP: Audit internal menjadi alat penting untuk mengevaluasi efektivitas SMAP secara objektif dan menyeluruh. Proses ini wajib dilakukan secara berkala oleh tim yang kompeten.
- Mendukung pelaksanaan Tinjauan Manajemen: Manajemen puncak harus terlibat dalam proses tinjauan ini untuk menilai hasil audit, mengevaluasi kebutuhan perubahan kebijakan, serta memastikan arah strategis tetap relevan.
4. ACT (Menindaklanjuti)
Setelah mengetahui apa yang perlu diperbaiki dari hasil audit dan tinjauan, maka tibalah saatnya bertindak. Organisasi harus bersikap proaktif dalam melakukan perbaikan dan pembaruan kebijakan.
- Menerapkan Perbaikan: Tindakan korektif dan preventif diimplementasikan berdasarkan temuan sebelumnya. Tujuannya adalah untuk menutup celah dan meningkatkan efektivitas sistem ke depannya. Setiap perbaikan harus terdokumentasi agar bisa dijadikan acuan di masa mendatang.
Penekanan Pentingnya Dokumentasi Pada Pelaksanaan SMAP
Dokumentasi adalah proses pencatatan resmi terhadap setiap aktivitas yang dilakukan dalam sistem manajemen. Dalam alur pelaksanaan SMAP, dokumentasi berfungsi sebagai bukti bahwa semua tahapan dijalankan sesuai prosedur dan dapat ditelusuri dengan jelas.
Hal yang perlu digarisbawahi, dokumentasi bukan dilakukan di akhir, melainkan harus berjalan seiring dengan pelaksanaan setiap tahap. Inilah yang membuat dokumentasi menjadi elemen penting dalam penerapan SMAP.
- PLAN: Semua kegiatan perencanaan, seperti hasil identifikasi isu, hasil Bribery Risk Assessment (BRA), dan sasaran yang ditetapkan, harus didokumentasikan.
- DO: Semua kegiatan pelaksanaan, seperti bukti pelaksanaan Integrity Due Diligence, kontrak yang sudah berisi klausul anti penyuapan, dan catatan pengendalian keuangan, harus didokumentasikan.
- CHECK: Semua kegiatan pemeriksaan, seperti laporan hasil audit internal dan notulensi Tinjauan Manajemen, harus didokumentasikan.
- ACT: Semua tindakan perbaikan yang diterapkan juga harus didokumentasikan untuk menunjukkan tindak lanjut.
Demikian penjelasan mengenai alur pelaksanaan SMAP ISO 37001, semoga bermanfaat. Jika perusahaan Anda ingin melaksanakan sistem manjaemen seperti ini maka ada baiknya untuk menggunakan konsultan profesional.
PT Smart Sertifikasi Indonesia siap membantu. Hubungi kami dan mulai jadwalkan sesi konsultasi bersama tim jasa sertifikasi ISO 37001 yang berpengalaman.